”Jeg elsker Excel-lister, manuell fakturering og tidkrevende samtaler med deltagerne” – sa ingen kurstilbydere noen gang.
Enten du planlegger helse- eller padlekurs, er behovet det samme: Du vil bruke mindre tid på administrasjon, og mer tid på det du brenner for.
Investerer du tid til å finne et system som håndterer dine behov, kan du spare enormt med tid og ressurser som heller kan brukes til å forbedre ditt kurstilbud. Som påmeldingsnerder har LetsReg siden 2000 utviklet løsninger for kursarrangører. Her er våre fem beste tips for en effektiv start på neste kurssesong:
1. Identifiser dine behov
Før du velger et system, kartlegg hva du trenger. Spør deg selv:
- Skal du sette opp enkeltkurs eller en kursserie?
- Hvilke betalingsalternativer vil du tilby og hvordan skal inntektene regnskapsføres?
- Trenger du oppmøteinformasjon eller kommunikasjon med deltagerne?
- Skal du kunne refundere deltageravgifter med noen tastetrykk?
Ved å definere behovene på forhånd og ha grunnlaget klart, vil du raskere finne en løsning som passer for deg.
2. Gjør det enkelt å melde seg på
En god påmeldingsside er mer enn bare et skjema. Husk:
- Tydelig informasjon: Gi deltagerne nok informasjon om hva de kan forvente. Vær klar på kursdatoer, tider og oppmøtested. Gi også tydelige salgsbetingelser.
- Kapasitetskontroll: Unngå overbooking ved å sette en grense for antall deltakere, og vurder venteliste for å holde øye med etterspørselen.
- Tilleggsinformasjon: Be om nødvendig informasjon som erfaring eller spesielle behov, slik at du kan tilpasse kursinnholdet.
Les gjerne vårt innlegg på hvordan du får flere deltagere, som gir deg flere konkrete tips.
3. Tilby fleksible betalingsalternativer
Mange kursarrangører opplever utfordringer med prissetting, særlig hvis kursene strekker seg over flere datoer. Korrekt pris og fleksible alternativer har for flere arrangører økt antall påmeldinger. Vurder følgende:
- Fast pris for hele kurset: Dette gir deltagerne forutsigbarhet, og du slipper å håndtere prisjusteringer underveis.
- Pro-rata prising for sen påmelding: Dersom du har ledige plasser etter oppstart, kan Pro-rata prising være nyttig. Systemet beregner en redusert pris for deltagere som kommer inn senere, slik at du kan fylle opp kurset selv om det har startet.
- Delbetaling: Gjør det letter å melde seg på, ved å tilby delbetaling. Da betaler deltageren et mindre beløp over en periode som reduserer barrieren for å delta.
- Faktura: Dersom du tilbyr kurs til næringslivet eller har høyere kursavgifter enn 3000,- så kan faktura være svært aktuelt for å tiltrekke flere deltagere.
4. Planlegg og automatiser kommunikasjonen
Å sende manuelle meldinger til hver enkelt deltager kan fort bli tidkrevende, spesielt når du har mange økter. Bruk et system som lar deg planlegge meldinger og e-post, sende automatiserte påminnelser og meldinger:
Hvis du har mange økter, kan du segmentere deltagere basert på øktene de er påmeldt. På denne måten kan du sende skreddersydde meldinger og oppfølginger kun til de som trenger det.
5. Evaluer og forbedre
Etter kurssesongen, sett av tid til å evaluere:
- Lær fra dine deltagere: Samle innsikt fra deltagerne om hva som fungerte. Undersøk også hvilke tidspunkter og kurs som har høyest etterspørsel slik at du kan tilpasse kurstilbudet.
- Optimalisering: Finn små tiltak som effektiviserer administrasjonen ytterligere. Vurder ekstra funksjoner som venteliste, flytte deltagere eller kursbevis for å gjøre manuelle prosesser enklere.
Med disse fem tipsene kan du gå inn i neste sesong med bedre kontroll og mer tid til å levere inspirerende kursopplevelser.
Trenger du litt veiledning? Vi hjelper deg i gang!
Bli bedre kjent med funksjonene som reduserer tiden du bruker på administrasjon.
