For mange er det en sensasjon å oppdage hva et påmeldingssystem kan brukes til. Hilde Nordén er sekretær ved Oslo Universitetssykehus, og har fått kjenne på gleden og lettelsen over å ha et påmeldingssystem.
– Vi brukte påmeldingsløsningen til et arrangement først, og siden har vi fortsatt med det. Systemet er svært enkelt å bruke, sier Hilde fornøyd.
I påmeldingssystemet er det en rekke funksjoner som kan aktiveres, slik at håndteringen automatiseres.
– Vi sparte mye tid på administrering, noe som også fører til at vi også sparer penger. Deltagerne fikk bekreftelse med kvittering på e-post og vi slapp alle telefonene for å sjekke om de var påmeldt, forteller Hilde.
Systemet sender automatisk ut en kvittering når deltagerne melder seg på. Dermed får de raskt den informasjonen de trenger. Innholdet i e-postene kan tilpasses, slik at du kan gi ytterligere informasjon og takke for påmeldingen. Telefoner fra kunder er tidkrevende og det er oppgaver som ikke kan planlegges. Som regel er det en oppgave som fordeles på et team som allerede har nok av andre oppgaver. Muligheten til å informere godt på en påmeldingsside, for deretter å sende e-post og sms fra systemet sørger for færre henvendelser.
Oslo Universitetssykehus trengte muligheten for å håndtere fakturering. Derfor passet det godt å bruke et system som har betalingsløsninger og fakturering inkludert.
– Vi slapp fakturering i etterkant og kunne hente ut alle rapportene vi trengte fortløpende, sier Hilde.
På spesialsykehuset for epilepsi, arrangeres det årlig betalte kurs for helsepersonell. For undervisningleder Ellen S. Kjendbakke letter det kursadministrasjonen betraktelig når påmelding og betaling går gjennom LetsReg.
– Ved å benytte fakturaløsningen til Deltager sender de automatisk ut faktura på våre vegne i det formatet organisasjonen til deltageren er registrert for å motta faktura- inkl EHF. Dette gjør at vi sparer tid og slipper å fakturere selv, sier Ellen fornøyd.
Det høres kanskje ut som en liten oppgave, men fakturering er en tidstyv som kan føre til mye feil om det utføres manuelt. Ved å la systemet sende faktura automatisk, samtidig som du får nødvendige rapporter, kan du spare mye tid.
Da OUS effektiviserte og automatiserte sine prosesser for arrangementer, sparte de et årsverk. Dette er sårt trengte ressurser som nå kan brukes til andre oppgaver. Investeringen har også lønt seg i form av kundetilfredshet.
– På vårt første arrangement sendte vi ut et evalueringsskjema direkte fra systemet, der vi blant annet spurte deltagerne om hva de synes om påmeldingsløsningen. Responsen var gjennomgående positiv, forteller Hilde.
Med fornøyde kunder og et system som letter mange tunge arbeidsoppgaver, har Oslo Universitetssykehus enklere kunne gjennomføre sine arrangementer.